Anreiseinformationen für Ihre Ferienwohnung richtig schreiben (mit Vorlage)
Die Anreise ist der stressigste Moment eines Aufenthalts. Nach Stunden unterwegs wollen Ihre Gäste schnell hinein, ohne zu suchen oder Sie anzurufen. Klare Anreiseinformationen machen den Unterschied, und sie sind in einer halben Stunde geschrieben.
Warum die Anreise so wichtig ist
Bei Airbnb wird der Check-in eigens bewertet. Eine Tür, die man nicht findet, ein falsch abgeschriebener Code oder eine versteckte Schlüsselbox reichen, um einen Stern zu verlieren, selbst wenn der Rest des Aufenthalts perfekt ist. Eine reibungslose Ankunft dagegen sorgt von der ersten Minute an für gute Laune.
Die Methode in 5 Schritten
1. Schreiben Sie für jemanden, der nichts kennt
Stellen Sie sich einen Gast vor, der nachts und bei Regen in einem fremden Viertel ankommt. Gehen Sie den Weg von der Straße bis zum Sofa im Kopf durch und notieren Sie jeden Handgriff: wo parken, welche Tür, welcher Knopf, welcher Stock. Was für Sie selbstverständlich ist, ist es für Ihre Gäste nicht.
2. Ein Schritt, eine Handlung
Nummerieren Sie die Schritte und schreiben Sie nur eine Handlung pro Zeile. „Geben Sie den Hauscode am Tastenfeld ein“ ist klarer als drei Anweisungen in einem Satz. Ihre Gäste lesen oft am Smartphone, den Koffer in der anderen Hand.
3. Nennen Sie sichtbare Orientierungspunkte
„Die grüne Tür neben der Bäckerei“, „die graue Schlüsselbox unter den Briefkästen“, „der Name Müller an der Klingel“. Orientierungspunkte verhindern Fehler viel besser als abstrakte Beschreibungen. Ein Foto vom Eingang ist noch besser.
4. Denken Sie an Unvorhergesehenes
Was, wenn der Gast nach 22 Uhr ankommt? Wenn sich die Schlüsselbox nicht öffnet? Eine Zeile genügt: „Bei Problemen erreichen Sie mich unter …“. Nennen Sie auch die Check-in-Zeit und ob eine frühere Anreise möglich ist.
5. Schützen Sie Ihre Codes
Veröffentlichen Sie Ihre Zugangscodes nie in Ihrem Inserat oder auf einer öffentlichen Seite. Schicken Sie sie kurz vor der Anreise oder machen Sie sie nur Ihren Gästen zugänglich. Und ändern Sie den Code der Schlüsselbox regelmäßig, am besten zwischen zwei Aufenthalten.
Schlüsselbox, smartes Türschloss oder persönliche Übergabe?
Die Schlüsselbox mit Zahlencode ist die verbreitetste Lösung: günstig, an der Wand befestigt und ideal für den Self-Check-in zu jeder Uhrzeit. Wählen Sie ein stabiles, unauffälliges Modell an einer Stelle, die sich leicht beschreiben lässt.
Ein smartes Türschloss geht weiter: Sie legen für jeden Aufenthalt einen eigenen Code an, der nur im Buchungszeitraum gilt. Das kostet mehr, dafür müssen Sie keine Schlüssel mehr verwalten.
Die persönliche Übergabe wird wegen ihrer Herzlichkeit geschätzt, verlangt aber, dass Sie genau zur Ankunftszeit vor Ort sind. Das wird schnell zur Einschränkung.
Vorlage zum Kopieren
Herzlich willkommen! So kommen Sie in die Wohnung:
- Die Anreise ist ab 15 Uhr möglich. Sie möchten früher kommen? Schreiben Sie mir.
- Das Haus befindet sich in der Orangenstraße 14, grüne Tür rechts neben der Bäckerei.
- Geben Sie den Hauscode am Tastenfeld links neben der Tür ein.
- Die graue Schlüsselbox hängt unter den Briefkästen. Code eingeben, Deckel aufschieben und Schlüssel nehmen.
- Fahren Sie mit dem Aufzug in den 3. Stock. Die Wohnung ist die linke Tür.
- Probleme? Rufen Sie mich an: +49 1XX XXXXXXX, erreichbar von 8 bis 22 Uhr.
Die häufigsten Fehler
- Schritte in falscher Reihenfolge. Halten Sie sich an den tatsächlichen Weg, nicht an die Reihenfolge Ihrer Gedanken.
- Falsch abgeschriebene Codes. Prüfen Sie sie bei jeder Änderung: Eine falsche Ziffer blockiert alles.
- Zu spät verschickt. Schicken Sie die Informationen ein bis zwei Tage vorher, nicht erst, wenn der Gast vor der Tür steht.
- Nur eine Sprache. Gäste, die kein Deutsch lesen, übersehen leicht einen Schritt. Denken Sie an eine Übersetzung.
Wohin mit den Anreiseinformationen?
Am einfachsten gehören sie in Ihre Gästemappe, in einen Abschnitt „Anreise“, den Ihre Gäste vor der Abfahrt lesen. Ist die Mappe digital, haben sie sie auf dem Smartphone dabei, und Sie aktualisieren sie in Sekunden, wenn sich ein Code ändert.
Häufige Fragen
Wann sollte ich die Anreiseinformationen schicken?
Ein bis zwei Tage vor der Anreise: früh genug, um die Fahrt zu planen, spät genug, dass sie noch präsent sind. Zugangscodes können auch am Anreisetag folgen.
Sollte ich den Code der Schlüsselbox ändern?
Ja, regelmäßig, am besten zwischen jedem Aufenthalt. Frühere Gäste kennen den alten Code noch.
Was tun, wenn ein Gast nicht hineinkommt?
Nennen Sie eine Telefonnummer, unter der Sie zur Ankunftszeit erreichbar sind, und planen Sie eine Notlösung, zum Beispiel einen Nachbarn oder eine Hausverwaltung vor Ort.