Cómo escribir las instrucciones de llegada de tu Airbnb (con plantilla)
La llegada es el momento más estresante de una estancia. Después de horas de viaje, tus huéspedes quieren entrar rápido, sin buscar ni llamarte. Unas instrucciones claras marcan la diferencia, y se escriben en media hora.
Por qué la llegada importa tanto
En Airbnb, la llegada tiene su propia valoración. Una puerta que no se encuentra, un código mal copiado o una caja de llaves escondida bastan para perder una estrella, aunque el resto de la estancia sea perfecto. En cambio, una llegada sin complicaciones pone a tus huéspedes de buen humor desde el primer minuto.
El método en 5 pasos
1. Escribe para alguien que no conoce nada
Imagina a un huésped que llega de noche, con lluvia, a un barrio que nunca ha visto. Recorre mentalmente el camino desde la calle hasta el sofá y apunta cada gesto: dónde aparcar, qué portal, qué botón, qué planta. Lo que a ti te parece obvio, para él no lo es.
2. Un paso, una acción
Numera los pasos y pon una sola acción por línea. «Marca el código del portal en el teclado» es más claro que tres instrucciones en una misma frase. Tus huéspedes leerán a menudo desde el móvil, con la maleta en la otra mano.
3. Da referencias visuales
«El portal verde junto a la panadería», «la caja de llaves gris bajo los buzones», «el nombre García en el portero automático». Las referencias evitan errores mucho mejor que una descripción abstracta. Una foto de la entrada es todavía mejor.
4. Piensa en los imprevistos
¿Y si el huésped llega después de las 22:00? ¿Y si la caja de llaves no se abre? Basta una línea: «Si hay algún problema, llámame al…». Indica también la hora de llegada y si es posible llegar antes.
5. Protege tus códigos
Nunca publiques tus códigos de acceso en el anuncio ni en una página pública. Envíalos poco antes de la llegada o haz que solo tus huéspedes puedan verlos. Y cambia el código de la caja de llaves con regularidad, idealmente entre estancias.
¿Caja de llaves, cerradura inteligente o entrega en persona?
La caja de llaves con código es la solución más habitual: es barata, se fija a la pared y permite la llegada autónoma a cualquier hora. Elige un modelo resistente y discreto, en un lugar fácil de describir.
La cerradura inteligente va más allá: creas un código distinto para cada estancia, válido solo durante las fechas de la reserva. Cuesta más, pero te olvidas de gestionar llaves.
La entrega en persona sigue gustando por su cercanía, pero te obliga a estar disponible a la hora exacta de llegada, y eso pronto se convierte en una limitación.
Plantilla para copiar
¡Bienvenidos! Así se entra en el alojamiento:
- La llegada es a partir de las 15:00. ¿Queréis llegar antes? Escribidme.
- El edificio está en la calle de los Naranjos 14, portal verde junto a la panadería.
- Marcad el código del portal en el teclado a la izquierda de la puerta.
- La caja de llaves gris está bajo los buzones. Introducid el código, deslizad la tapa y coged la llave.
- Subid en ascensor hasta la 3.ª planta. El apartamento es la puerta de la izquierda.
- ¿Algún problema? Llamadme al +34 6XX XXX XXX, estoy disponible de 8:00 a 22:00.
Los errores más comunes
- Pasos desordenados. Sigue el recorrido real, no el orden en que se te ocurren las ideas.
- Códigos mal copiados. Revísalos cada vez que cambien: un solo dígito erróneo lo bloquea todo.
- Instrucciones enviadas demasiado tarde. Envíalas uno o dos días antes, no cuando el huésped ya está en la puerta.
- Un solo idioma. Un huésped que no lee bien el español puede saltarse un paso. Piensa en la traducción.
¿Dónde poner las instrucciones de llegada?
Lo más sencillo es incluirlas en tu libro de bienvenida, en una sección «Llegada» que tus huéspedes leen antes de salir. Si es digital, lo tienen siempre en el móvil, y tú lo actualizas en segundos cuando cambia un código.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo enviar las instrucciones de llegada?
Uno o dos días antes de la llegada: con tiempo para que preparen el viaje, pero lo bastante cerca para que lo tengan presente. Los códigos de acceso pueden enviarse el mismo día.
¿Debo cambiar el código de la caja de llaves?
Sí, con regularidad, idealmente entre cada estancia. Un huésped anterior sigue conociendo el código antiguo.
¿Qué hago si un huésped no consigue entrar?
Indica un teléfono disponible a la hora de llegada y prevé una solución de emergencia, por ejemplo un vecino o un coanfitrión cercano.