Instructions d'arrivée Airbnb : comment les rédiger (avec modèle)
L'arrivée est le moment le plus stressant d'un séjour. Après des heures de route, vos voyageurs veulent entrer vite, sans chercher ni vous appeler. Des instructions claires font toute la différence, et elles se rédigent en une demi-heure.
Pourquoi l'arrivée compte autant
Sur Airbnb, l'arrivée a sa propre note. Une porte qu'on ne trouve pas, un digicode mal recopié ou une boîte à clés introuvable suffisent à faire perdre une étoile, même si le reste du séjour est parfait. À l'inverse, une arrivée fluide met vos voyageurs de bonne humeur dès la première minute.
La méthode en 5 étapes
1. Partez du point de vue de quelqu'un qui ne connaît rien
Imaginez un voyageur qui arrive de nuit, sous la pluie, sans connaître le quartier. Refaites le trajet mentalement depuis la rue jusqu'au canapé, et notez chaque geste : où se garer, quelle porte, quel bouton, quel étage. Ce qui vous paraît évident ne l'est pas pour lui.
2. Une étape = une action
Numérotez les étapes et ne mettez qu'une action par ligne. « Composez le code de l'immeuble sur le digicode » est plus clair que trois consignes dans une même phrase. Vos voyageurs liront souvent sur leur téléphone, une valise à la main.
3. Donnez des repères visuels
« La porte verte à droite de la boulangerie », « la boîte à clés grise sous la boîte aux lettres », « le nom Martin sur l'interphone ». Les repères évitent les erreurs bien mieux qu'une description abstraite. Si vous pouvez ajouter une photo de l'entrée, c'est encore mieux.
4. Prévoyez les imprévus
Que faire si le voyageur arrive après 22 h ? Si la boîte à clés ne s'ouvre pas ? Une ligne suffit : « En cas de souci, appelez-moi au… ». Précisez aussi votre heure d'arrivée et si une arrivée plus tôt est possible.
5. Protégez vos codes
Ne publiez jamais vos codes d'accès dans votre annonce ou sur une page publique. Envoyez-les au dernier moment ou rendez-les visibles uniquement par vos voyageurs. Et changez le code de votre boîte à clés régulièrement, idéalement entre deux séjours.
Boîte à clés, serrure connectée ou remise en main propre ?
La boîte à clés à code est la solution la plus répandue : peu chère, elle se fixe au mur et permet une arrivée autonome à toute heure. Choisissez un modèle solide, discret, et fixé à un endroit facile à décrire.
La serrure connectée va plus loin : vous créez un code différent pour chaque séjour, valable seulement pendant les dates de réservation. C'est plus cher, mais vous n'avez plus de clé à gérer.
La remise en main propre reste appréciée pour son côté chaleureux, mais elle vous oblige à être disponible à l'heure exacte d'arrivée, ce qui devient vite contraignant.
Modèle à copier
Bienvenue ! Voici comment entrer dans le logement :
- L'arrivée se fait à partir de 15 h. Vous souhaitez arriver plus tôt ? Écrivez-moi.
- L'immeuble se trouve au 14 rue des Orangers, porte verte à droite de la boulangerie.
- Composez le code de l'immeuble sur le digicode à gauche de la porte.
- La boîte à clés grise est fixée sous les boîtes aux lettres. Saisissez le code, faites glisser le couvercle et prenez la clé.
- Prenez l'ascenseur jusqu'au 3e étage. Le logement est la porte de gauche.
- Un souci ? Appelez-moi au +33 6 XX XX XX XX, je réponds de 8 h à 22 h.
Les erreurs les plus fréquentes
- Des étapes dans le désordre. Suivez l'ordre réel du trajet, pas l'ordre dans lequel les idées vous viennent.
- Des codes mal recopiés. Vérifiez-les à chaque changement : un seul chiffre faux bloque tout.
- Des instructions envoyées trop tard. Envoyez-les la veille ou l'avant-veille, pas quand le voyageur est déjà devant la porte.
- Une seule langue. Un voyageur qui ne lit pas le français risque de se tromper d'étape. Pensez à la traduction.
Où mettre vos instructions d'arrivée ?
Le plus simple est de les intégrer à votre livret d'accueil, dans une rubrique « Arrivée » que vos voyageurs consultent avant de partir. S'il est numérique, ils l'ont sous la main sur leur téléphone, et vous le mettez à jour en quelques secondes quand un code change.
Questions fréquentes
Quand envoyer les instructions d'arrivée ?
La veille ou l'avant-veille de l'arrivée. Assez tôt pour que vos voyageurs préparent leur trajet, assez tard pour qu'ils les aient en tête. Les codes d'accès peuvent être envoyés le jour même.
Faut-il changer le code de la boîte à clés ?
Oui, régulièrement, idéalement entre chaque séjour. Un ancien voyageur connaît toujours l'ancien code.
Que faire si un voyageur n'arrive pas à entrer ?
Indiquez dans vos instructions un numéro de téléphone joignable à l'heure d'arrivée, et prévoyez une solution de secours, par exemple un voisin ou une conciergerie.