Gästemappe für die Ferienwohnung: Was gehört hinein? Die komplette Checkliste
Eine gute Gästemappe beantwortet die Fragen Ihrer Gäste, bevor sie überhaupt gestellt werden. Das bedeutet weniger Nachrichten am späten Abend, eine entspannte Anreise und bessere Bewertungen. Das gehört hinein.
Warum sich eine Gästemappe lohnt
Die meisten Nachrichten, die Gastgeber bekommen, drehen sich um dieselben Themen: „Wie kommen wir rein?“, „Wie lautet das WLAN-Passwort?“, „Wo kann man hier gut essen?“. Eine durchdachte Gästemappe beantwortet diese Fragen ein für alle Mal. Ihre Gäste finden sich schneller zurecht, und Sie gewinnen Zeit.
Auch Ihre Bewertungen profitieren davon. Gäste bewerten nicht nur Sauberkeit und Lage, sondern auch Kommunikation und Check-in. Genau hier hilft eine klare Gästemappe.
Die 10 wichtigsten Inhalte
1. Ein kurzer Willkommensgruß
Zwei, drei herzliche Sätze genügen. Stellen Sie die Unterkunft kurz vor und lassen Sie Ihre Gäste wissen, dass sie hier alles Wichtige finden. Dieser erste Eindruck prägt den ganzen Aufenthalt.
2. Adresse und Anfahrt
Die vollständige Adresse und dazu die Details, die wirklich weiterhelfen: Stockwerk, Tür, Name an der Klingel, Farbe des Tors. Ein Link zu Google Maps erspart Ihren Gästen das Suchen.
3. Die Anreise Schritt für Schritt
Dieser Teil wird am häufigsten gelesen. Nummerieren Sie die Schritte in der tatsächlichen Reihenfolge: Parken, Haustür, Schlüsselbox, Aufzug. Nennen Sie die Check-in-Zeit und was bei einer späten Ankunft zu tun ist. Mehr dazu: So schreiben Sie klare Anreiseinformationen, mit Vorlage.
Tipp: Zeigen Sie Ihre Zugangscodes nie offen auf einer Seite, die jeder sehen kann. Machen Sie sie nur Ihren Gästen zugänglich, zum Beispiel über einen Code, den sie mit der Buchung erhalten.
4. WLAN
Netzwerkname und Passwort, genau so geschrieben, wie sie eingegeben werden müssen. Sagen Sie auch, wo der Router steht und was bei Verbindungsproblemen hilft (meist genügt es, ihn zehn Sekunden auszustecken).
5. Hausregeln
Rauchen, Feiern, Nachtruhe, Haustiere, maximale Gästezahl, Mülltrennung. Halten Sie es kurz und freundlich: „Bitte ab 22 Uhr leise sein, unsere Nachbarn stehen früh auf“ kommt besser an als „Lärm verboten“.
6. Bedienung der Geräte
Alles, was nicht selbsterklärend ist: Klimaanlage, Kochfeld, Waschmaschine, Fernseher, Heizung oder Boiler. Eine Zeile pro Gerät reicht, dazu wo Fernbedienung, Waschmittel oder Kaffeekapseln liegen.
7. Ihre persönlichen Tipps
Das macht Ihre Gästemappe einzigartig. Bäckerei, Supermarkt, Apotheke, Ihre Lieblingsrestaurants und Ausflugsziele. Zu jeder Adresse ein Satz, warum Sie sie empfehlen, und die Entfernung zur Unterkunft.
8. Verkehr und Parken
Die nächste Bus- oder Straßenbahnhaltestelle, der Bahnhof, der Weg zum Flughafen, ein Taxistand und die Parkmöglichkeiten. Gäste ohne Auto werden es Ihnen danken.
9. Notrufnummern
Die 112 für Notarzt und Feuerwehr, die 110 für die Polizei, die nächste Apotheke und das nächste Krankenhaus sowie Ihre eigene Telefonnummer. Hoffentlich nie nötig, aber leicht zu finden.
10. Hinweise zur Abreise
Die Check-out-Zeit und eine kurze Checkliste: Spülmaschine einschalten, Müll rausbringen, Licht ausschalten, Fenster schließen, Schlüssel zurückgeben. Zum Schluss ein Dankeschön und die freundliche Bitte um eine Bewertung.
Beispiele zum Übernehmen
Ein Willkommensgruß
„Hallo und herzlich willkommen! Schön, dass Sie da sind. Fühlen Sie sich wie zu Hause: In dieser Gästemappe finden Sie alles für Ihren Aufenthalt, von der Anreise bis zu unseren Lieblingsadressen in der Umgebung. Fragen? Schreiben Sie uns einfach, wir antworten schnell. Einen schönen Aufenthalt!“
Hausregeln mit freundlichem Ton
- Die Wohnung ist rauchfrei, auch auf dem Balkon. Vielen Dank im Namen der nächsten Gäste!
- Bitte halten Sie zwischen 22 und 8 Uhr die Nachtruhe ein: Unsere Nachbarn stehen früh auf.
- Bitte keine Partys oder Veranstaltungen.
- Die Wohnung ist für maximal 4 Personen ausgelegt.
- Die gelbe Tonne ist für Verpackungen, der Müllraum befindet sich im Erdgeschoss.
Ein Hinweis zur Abreise
„Vielen Dank für Ihren Besuch! Bitte schalten Sie vor der Abreise die Spülmaschine ein, bringen Sie den Müll raus und legen Sie den Schlüssel zurück in die Schlüsselbox. Putzen ist nicht nötig, das übernehmen wir. Wenn es Ihnen gefallen hat, freuen wir uns sehr über eine kurze Bewertung.“
Wann und wie Sie die Gästemappe teilen
Der beste Zeitpunkt ist vor der Anreise: Schicken Sie den Link zwei oder drei Tage vorher mit Ihrer Buchungsnachricht. So können Ihre Gäste die Anfahrt planen und kommen entspannt an.
In der Wohnung hilft ein Poster mit QR-Code am Eingang oder beim WLAN-Router, die Mappe jederzeit wiederzufinden. Und erwähnen Sie sie in Ihrer Nachricht zur Abreise: Dort stehen die Hinweise und die Bitte um eine Bewertung.
Typische Fehler
- Zu lang. Ihre Gäste suchen eine bestimmte Information, keinen Roman. Halten Sie es übersichtlich.
- Veraltet. Ein geschlossenes Restaurant oder ein altes WLAN-Passwort kostet Vertrauen. Aktualisieren Sie die Mappe bei jeder Änderung.
- Nur eine Sprache. Wenn Sie internationale Gäste empfangen, bleiben bei einer rein deutschen Mappe Fragen offen.
- Codes für alle sichtbar. Eine Mappe am Eingang oder ein geteilter Link darf Ihre Zugangscodes nicht preisgeben.
Gedruckt oder digital?
Die gedruckte Mappe hat ihren Charme, aber sie nutzt sich ab, verschwindet und ist bei der kleinsten Änderung veraltet. Eine digitale Gästemappe öffnet sich auf dem Smartphone Ihrer Gäste, schon vor der Anreise, und ist in Sekunden aktualisiert. Viele Gastgeber kombinieren beides: ein Poster mit QR-Code in der Wohnung, das die digitale Gästemappe öffnet.
Häufige Fragen
Wie umfangreich sollte eine Gästemappe sein?
Das Wichtigste passt auf wenige Seiten: Willkommen, Anreise, WLAN, Hausregeln, Geräte, Tipps, Notfälle und Abreise. Eine kurze, aktuelle Mappe ist besser als ein langes Dokument, das niemand liest.
Sollte ich meine Gästemappe übersetzen?
Wenn Sie internationale Gäste empfangen, ja: mindestens ins Englische, idealerweise in die Sprachen Ihrer häufigsten Gäste. Eine digitale Gästemappe kann automatisch übersetzt werden.
Wo lege ich die Gästemappe am besten hin?
Schicken Sie sie vor der Anreise mit Ihrer Buchungsnachricht und lassen Sie eine Version in der Unterkunft, zum Beispiel ein Poster mit QR-Code am Eingang oder beim WLAN-Router.